Pourquoi est-il important de distinguer efficacité et efficience ?

AP2V Conseils vous donne ici quelques éclairages afin de ne plus confondre ces deux notions et vous permettre ainsi de mettre en oeuvre des actions adaptées pour booster votre performance !

"C'est quoi la différence entre efficience et efficacité ?"

Si vous posez la question suivante à n'importe quel élève ou étudiant : 

"Que préfères-tu ?" : 

Avoir une note de 15/20 à ton examen après avoir révisé tout un weekend ?

ou

Avoir une note de 13/20 après uniquement 1 heure de révision ? 

En supposant que la note minimale de validation de l'examen ou de délivrance du diplôme est de 10/20, il n'est pas rare qu'une majorité d'élèves choisisse la seconde option : beaucoup de personnes dans ce cas préfèreront surement avoir une note un peu moins bonne mais avec un effort fourni largement plus faible, ce qui leur permet de faire autre chose avec le temps ainsi gagné : du sport, se détendre, réviser une autre matière, travailler pour financer leur études, etc. 

Les élèves qui choisissent cette option suivent en réalité un raisonnement d'efficience : chercher l'optimum entre résultat obtenu et ressources dépensées.

Voilà donc la différence majeure entre ces deux notions : 

L'efficacité tend à mesurer l'utilisation optimale des ressources ou l'atteinte d'objectifs prédéfinis, alors que l'efficience mesure le niveau de performance du résultat obtenu en fonction des ressources consommées.

Dans notre exemple des élèves, les deux réponses proposées sont efficaces car elles permettent de satisfaire l'objectif qui est d'avoir au minimum 10/20, par contre la seconde réponse est beaucoup plus efficiente que la première (presque 90 % d'économie de ressources).

Conséquences dans les entreprises et pour les personnes

Prenons les exemples suivants illustrant la notion d'efficacité (il s'agit d'exemples volontairement simplifiés pour une meilleure compréhension) : 

Entreprise de services : la "ressource" la plus importante dans ce type d'entreprise est le temps. En effet, c'est bien le temps passé par chaque salarié qui conditionne la production des affaires.  C'est pour cette raison que les KPI (Key Performance Indicators) utilisés pour la gestion de la production, sont très souvent liés au temps : suivi du nombre d'heures passées sur affaires, taux d'absentéisme, suivi du nombre d'heures passées par contrat, etc.

L'objectif étant que chaque salarié passe un maximum de temps sur des projets de "production", c'est à dire des projets permettant à l'entreprise de facturer.

Entreprise de produits : dans ce type d'entreprise, le temps est bien évidemment une ressource importante car il a un impact direct sur les coûts de production via le poste de la main d'oeuvre, toutefois d'autres ressources plus "matérielle" sont consommées suivant le type de bien fabriqué : eau, électricité, acétone, gaz, hydrogène, acier, etc. Les KPI (Key Performance Indicators) utilisés alors pour la gestion de la production, ont pour but d'utiliser au mieux ces ressources : pour une usine de production de papier par exemple, la consommation d'eau est très importante, il est donc primordial de surveiller ce paramètre afin d'être sûr que chaque mètre-cube consommé (donc acheté) et bien utilisé pour la production du papier. L'idée est ainsi que pouvoir détecter d'éventuelle dérive de process, fuite ou autre aléas de production.

Concernant l'efficience, il est souvent accepté la tendance représentée par la courbe d'évolution suivante, montrant le niveau de résultat (qualité) obtenu en fonction de la quantité de ressources injectées dans la production : 

Les enjeux principaux pour une entreprise, quel que soit le type de produit ou de service qu'elle propose, sont donc : 

- Connaître de la manière la plus précise possible le niveau de qualité acceptée par le client pour chaque prestation (service ou produit)

- Optimiser au maximum l'efficacité des ressources utilisées : temps passé sur affaire, consommation de matière première, etc

- Adapter les méthodes de production et les organisations pour chaque prestation afin d'atteindre un niveau d'efficience maximal 

Auteur : Florent POULET, Ingénieur Coach professionnel certifié RNCP - Président Fondateur AP2V Conseils - Copyright Touts Droits Réservés Juillet 2018